دائرة العطاءات المركزية واللوازم

دائرة العطاءات المركزية

 

تأسست أمانة سر لجنة العطاءات المركزية منذ نشأت الجامعة عام 2008 تكون مهمتها الرئيسية تنفيذ القرارات الصادرة عن لجنة العطاءات المركزية بموجب أسس اللوازم والأشغال المعمول به في جامعة العلوم  الإسلاميةالعالمية لسنة 2010.

كذلك القيام بكافة الأعمال الإدارية والفنية المتعلقة بطرح العطاءات ومتابعة أعمال الدراسات الفنية وحفظ الملفات والسجلات وتجهيز وتنسيق كافة الإجراءات لسير أعمال لجنة العطاءات المركزية بكل يسر وكفاءة وبأفضل الوسائل والطرق الإدارية والفنية المتوفرة والمتبعة في المؤسسات والجامعات الحكومية والرسمية ضمن كادر وظيفي ومميز.       

ومع نمو الجامعة وتطورها وما رافق ذلك من نمو في الطلبات للمشاريع التنموية وزيادة في الأحتياجات من أجهزة وتجهيزات وغيرها من المتطلبات الأكاديمية والتدريسية والإدارية والفنية وبالتالي تعدد المصادر أصبحت الحاجة ملحة لأن تتم هيكلة أمانة السر لتسهيل مهامها، فتم تحويل أمانة السر إلى دائرة بشعب مختلفة عام 2011.

 

 

 

 

رسالة الدائرة:

تزويد وتوفير اللوازم والمواد والأدوات وأوعية المعلومات والأشغال والأعمال التي تحتاجها الجامعة لتغطية المتطلبات الكاديمية والإدارية والفنية , ضمن الأنظمة والتعليمات والأسس المعمول بها في الجامعة, والحصول على أنسب العروض والأسعار المتوفرة لكافة العطاءات المطروحة لما فيه المصلحة العامة وضمان حقوق الجامعة.

مهام الدائرة

 

1)  استقبال الطلبات من الجهات المختلفة داخل الجامعة.

2)  إعداد الطلبات بالشكل المناسب لطرح عطاء وفق أحكام النظام وما يتطلبه ذلك من فرز لهذه الطلبات.

3)  إعداد الوثائق اللازمة من حيث:-     

أ‌)   الشروط العامة والخاصة.     

ب‌)  المواصفات الفنية.     

ت‌)  صيغة الإعلان.

4)  الإعلان عن طرح العطاء أو إرسال كتب لإستدارج عروض.

5)  بيع نسخ العطاء:     

أ‌)   التأكد من رخص المهن والسجل التجاري للشركات المتقدمة للشراء.     

ب)  تسليم نسخ العطاء للشركات الراغبة بالشراء.

6)  استقبال الاستفسارات الواردة من الشركات.  

7)  تحويل الاستفسارات للجان المعنية والرد على هذه الاستفسارات وتبليغ الشركات بذلك:-      

أ‌)   تعديل مواد ومواصفات.     

ب‌)  تعديل شروط.     

ت‌)  إلغاء/ تمديد العطاء.  

8)  استقبال العروض في الموعد المحدد لذلك:-      

أ‌)   التأكد من أن الشركة قد قامت بالحصول على النسخة بالطرق الرسمية من حيث شراء النسخة.      

ب‌)  إيداع العروض في الصندوق المعدّ لهذه الغاية.

9)  فتح العروض خلال انعقاد جلسة لجنة العطاءات المركزية والتأكد من أن الكفالات المقدمة مستوفية لشروط دعوة العطاء.

10) تنفيذ قرار اللجنة بتشكيل لجان فنية لدراسة العروض الواردة بالتنسيق مع الجهات الطالبة.

11) متابعة اللجان الفنية لحين إعداد الدراسة الفنية.

12) عرض الدراسة الفنية على لجنة العطاءات المركزية لاتخاذ قرار بالإحالة.

13) إعداد كشوف الإحالة ، وإبلاغ الشركات المحال عليها.

14) استقبال الاعتراضات على الإحالات وتحويلها للجان الفنية للرد عليها.

15) عرض ردود اللجان الفنية على لجنة العطاءات المركزية لاتخاذ القرار المناسب:-     

أ‌)   الموافقة على الاعتراض.     

ب‌)  رد الاعتراض.

16) المصادقة على الإحالة النهائية بعد مراجعتها وتدقيقها من قبل دائرة العطاءت المركزية ولجنة العطاءات المركزية لضمان استيفاءها للشروط العامة والخاصة وسلامة التنسيب  وفق الصلاحيات المنصوص عليها فيأسس اللوازم والأشغال المعمول به في جامعة العلوم الإسلامية العالمية.

17) تبليغ الشركات بالإحالة النهائية:-     

أ‌)   استلام إيصالات رسوم الإحالة والطوابع.      

ب‌)  استلام كفالات حسن التنفيذ.     

ت‌)  تسليم كفالات الدخول.  

18) إرسال الوثائق المالية لدائرة الشؤون المالية في الجامعة. 

19) تبليغ الجهات المعنية في الجامعة لمتابعة توريد اللوازم أو أوعية المعلومات أو الأشغال المطلوبة والمنفذة.